Бюджетирование

Одной из основных проблем финансового управления является управление оборотным капиталом, которое включает в себя управление запасами, денежными средствами, дебиторской задолженностью. Решать данные проблемы следует в комплексе, так как они неотделимы одна от другой.

Что мы предлагаем

Комплексным решением этих проблем, на наш взгляд, является постановка Системы бюджетирования (Системы бюджетного управления). Для внедрения Системы бюджетирования в компании создается финансовая структура, которая может частично или полностью совпадать с организационной структурой.

Компания разделяется на центры финансовой ответственности (ЦФО), среди которых выделяются центры прибыли, центры затрат, центры инвестиций, центры дохода, центры маржинального дохода.

Вид ЦФО соответствует той сфере, за которую несет ответственность данное подразделение – например, производственные подразделения, как правило, являются центрами затрат, а отдел продаж – центром дохода.

Финансовая структура предприятия, как и организационная структура, может иметь несколько уровней. Компания является ЦФО верхнего уровня, состоящим из ЦФО/ЦФУ более низкого уровня.

Система бюджетирования представляет собой набор взаимосвязанных бюджетных форм и правила их составления и анализа. Бюджетные формы составляются как для компании в целом (например, баланс, бюджет движения денежных средств и др.), так и для ЦФО более низкого уровня.

Формат бюджетов разрабатывается исходя из специфики деятельности, например, в бюджете производственного подразделения, скорее всего, будут присутствовать данные о количестве произведенной продукции и о производственных затратах, понесенных в данном периоде.

Система бюджетного управления предполагает составление плановых бюджетов ЦФО на следующий период. После окончания периода планирования ЦФО заполняют отчет об исполнении бюджета. Проводится анализ отклонений фактических данных от плановых, который может привести к выработке рекомендаций для ЦФО, корректировке последующих планов, изменению операционной деятельности предприятия.

При постановке Системы бюджетирования необходимо определить ответственных за составление бюджетов, сроки заполнения и предоставления планов бюджетов на следующий период и отчетов об исполнении бюджетов за прошедший период.

Система бюджетирования предполагает заинтересованность руководителей ЦФО в исполнении бюджетов и ответственность за отклонение от плана в неблагоприятную сторону (например, ответственность за превышение затрат или занижение выручки).

• Установление взаимосвязи планирования и контроля выполнения стратегических и тактических планов Компании;
• Обеспечение согласованности планов всех подразделений в Компании и их направленности на достижение единых целей;
• Оценка и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, результатами деятельности и движения денежных средств Компании;
• Укрепление финансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам Компании в целом посредством управления по отклонениям, основанном на сопоставлении спроектированных и фактических показателей деятельности Компании за отчетный период;
• Возможность расчета многовариантных планов без привлечения дополнительных ресурсов;
• Создание базы для обоснованной Системы мотивации персонала путем ее привязки к Системе финансовых показателей.

Результаты:

• Согласованная с руководством Компании Концепция Системы бюджетирования;
• Финансовая структура Компании (структура ЦФО);
• Набор бюджетов Компании и схема их консолидации;
• Пакет регламентирующих документов по Системе бюджетного управления.

Содержание работ

Для большего удобства Заказчика и сокращения рисков проекта, услуга по постановке Системы бюджетного управления разделена на следующие этапы:

Этап 1 – Диагностика текущего состояния существующей системы планирования, учета и анализа финансово-экономической деятельности предприятия.

Основной задачей данного этапа является анализ бизнес схемы Компании, определение текущего состояния существующей системы планирования, а также среды функционирования Системы (позиция менеджмента относительно Системы планирования и ее развития, стиль управления, уровень компетенции менеджмента). Последнее крайне важно для постановки Системы бюджетирования – даже самая лучшая (методологически и технически) Система не будет работать в среде, которая ей не соответствует.

Данный этап может включать следующие работы:

• Сбор информации путем интервьюирования менеджеров и ее анализ, изучение документов, регламентирующих Систему учета и планирования, изучение документов дающих понимание бизнеса Компании, анкетирование;
• Анализ существующей системы планирования;
• Презентация результатов диагностики Системы менеджменту и специалистам Компании (проектной группе со стороны Заказчика).

Результаты этапа:

• Отчет о результатах диагностики системы планирования.

Этап 2 – Разработка методологии Системы бюджетирования. Он предполагает разработку материалов для постановки Системы бюджетирования.

Данный этап может включать в себя следующие работы:

• Разработка Концепции Системы бюджетирования и ее согласование у высшего менеджмента Компании;
• Разработка финансовой структуры Компании (иерархии центров финансовой ответственности (ЦФО));
• Разработка бюджетной структуры Компании (набора и иерархии бюджетов, схемы консолидации бюджетов Компании);
• Проектирование бизнес-процессов планирования, контроля и анализа;
• Формирование регламентирующих документов по Системе бюджетирования (например, положение по Системе бюджетирования, регламент подготовки контрольных и основных показателей работы Компании, регламент подготовки основного бюджета, регламент подготовки отчетов об исполнении бюджета).
• Интеграция системы бюджетирования с системой KPI;

Результаты этапа:

• Согласованная Концепция Системы бюджетирования Компании;
• Финансовая структура Компании (структура ЦФО);
• Набор бюджетов Компании и схема их консолидации;
• Пакет регламентирующих документов по Системе бюджетного управления.

Этап 3 – Обучение и сопровождение
В рамках проекта исполнитель проводит обучение специалистов и менеджеров Заказчика работе с системой бюджетирования и KPI. В течении согласованного с Заказчиком периода исполнитель оказывает консультационные и контрольные услуги по сопровождению системы.

Стоимость и сроки выполнения проекта по постановке Системы бюджетирования и управленческого учета зависят от многих факторов Заказчика. На сроки влияют следующие факторы:

• Вид бизнеса, его специфика и типичность процессов управления финансами. Так, например, постановка Системы бюджетирования в Компании, специализирующейся на оптовой торговле, часто оказывается проще, нежели постановка в производственных компаниях;
• Сложность организационной структуры Компании. Бюджетирование в многопрофильном холдинге с множеством дочерних компаний сложнее, чем в одной компании;
• Размеры Компании;
• Мотивация руководителей, касательно постановки Системы бюджетирования и системы управленческого учета, отвечающей потребностям бюджетирования;
• Качество существующей системы планирования и системы учета (бухгалтерского, управленческого) и то, как он организован (например, ведется ли учет для управленческих целей в отдельной базе от бух учета или нет);
• Квалификация персонала финансово-экономических служб и менеджеров;
• Состояние автоматизации существующей системы планирования;
• Находится ли Компания в процессе реформирования или нет. Очень сложно создать Систему для компании, организационная структура которой постоянно меняется.
• Другие внешние и внутренние факторы.

Стоимость устанавливается в начале проекта и может быть скорректирована по результатам диагностики. Поскольку, только по результатам обследования Компании и определения ее потребностей и проблем можно более или менее точно спланировать работы по постановке Системы и, соответственно, трудозатраты.

Заказчик должен понимать, что сроки выполнения проекта и качество Системы в огромной степени зависит не только от квалификации и опыта консультанта, но и от степени вовлеченности специалистов и менеджмента (начиная с высшего менеджмента) Компании в планирование и выполнение проекта.

В процессе сбора информации для планирования и выполнения проекта консультантами применяются следующие методы:

• Анализ документов;
• Интервьюирование и анкетирование ведущих специалистов и руководителей Компании;
• Обследование существующих систем учета и планирования Компании;

Для проведения работ по проекту Заказчику необходимо представить исполнителю следующие документы:

• Положения и прочие регламентирующие документы по организации системы управления в Компании (положение об организационной структуре и пр.);
• Отраслевые документы, которые необходимы для понимания бизнеса Компании;
• Положения и прочие регламентирующие документы по системе управленческого учета и планирования уже имеющейся в Компании;
• План счетов бухгалтерского учета;
• Положение об учетной политике и иные документы, регламентирующие учет на предприятии;
• Аналитические справочники;
• Документацию по существующей системе планирования;
• Форматы существующих бюджетов и отчетов об их исполнении;
• Прочие документы по мере возникновения необходимости.

Если у Вас имеется потребность в данной услуге, свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом, перечисленными в разделе «Контакты». Специалисты нашего центра более подробно проинформируют Вас о данной услуге, обсудят этапы сотрудничества, ответят на Ваши вопросы.